Mi is az onboarding, mi a célja, illetve, hogy mire kell, hogy sort keríts az új munkatársak beillesztése során.

Az onboarding tulajdonképpen az új dolgozók szervezetbe történő integrálását jelenti. Ez magában foglalja az új munkatárs betanítását és a szervezeti kultúrába történő beillesztését, illetve szocializálódásának elősegítését.

Az onboarding célja egyrészt a munkavállaló támogatása, hogy minél hamarabb a képességeinek megfelelő teljesítménnyel és biztonságosan végezhesse feladatait, másrészt az új munkatárs elköteleződésének segítése.

Az új munkavállalónak meg kell ismernie:

• A cég működését
• A vele szemben támasztott elvárásokat
• A munkakörébe tartozó konkrét feladatokat és felelősségi köröket
• A munkakörének célját, kapcsolatát a többi munkakörrel és munkatárssal
• Hozzájárulását a szervezeti célok megvalósításához
• A szervezeti kultúrát , a közös normákat, értékeket és szokásokat
• Értenie kell a zsargont, a cég belső nyelvezetét

Az onboarding egy hosszú folyamat, amely akkor veszi kezdetét, amikor valaki elhatározza, hogy jelentkezik egy munkakörre. Tulajdonképpen jelöltként már a kiválasztási folyamat során elköteleződünk a cég felé. Feltéve persze, hogy élményként éljük meg a kiválasztási folyamatot. Az új munkatárs beillesztését sokan csak egy rövid, nagyjából 3 hónapos időszakként kezelik, amelynek a próbaidő lejártával vége van. Valójában azonban 8-9 hónap kell ahhoz, hogy az új munkatárs megfelelő teljesítményt érjen el és beilleszkedjen a szervezetbe. Éppen ezért az onboarding folyamatunkat a cég méretétől és egyéb adottságaitól függetlenül érdemes 1 évesre tervezni.

Az onboardingnak egy minden részletre kiterjedő, szisztematikusan felépített, hosszú távú folyamatnak kell lennie, hogy hatékony legyen.

Gondoljuk át, hogy hogyan működött eddig a munkatársak beillesztése! Kinek volt a feladata? Mennyi ideig tartott? Hogyan kapta meg a szükséges információkat az új kolléga? Megtudott mindent, amire szüksége van a hatékony munkavégzéshez?

Azok a vállalatok, amelyek onboarding folyamataikra hangsúlyt fektetnek, nagyobb mértékben tartják meg a munkavállalóikat és lerövidítik a termelékenységig eltelt időt. Minél gyorsabban érti az új alkalmazott a vállalati kultúrát, az üzleti műveleteket és azt, hogy mi a szerepe, és az hogyan befolyásolja a szervezeti célokat, annál gyorsabban veszi át azokat és teljesíti.

Az onboarding igen komoly vezetői feladat. Az onboarding folyamat a teljes időszakot figyelembe veszi az ajánlat közzétételétől kezdve egészen addig a pillanatig, amikor a munkavállaló a beillesztés eredményeként a szervezet produktív közreműködőjévé válik.

A legfontosabb szakaszai azonban a kiválasztás, és a próbaidő.

Az új alkalmazottak a kiválasztási folyamat során szerzik meg az első benyomásokat az adott cégről. Ezért a jelölt pozitív tapasztalataira tett erőfeszítéseidnek ugyanolyan átgondoltnak, és barátságosnak kell lenniük, mint a többi beillesztési erőfeszítésnek.

Az onboarding folyamat a munkavállaló felvétele előtt

Az új munkatárs kiválasztási folyamata általában azzal kezdődik, hogy a vezető, vagy a cég tulajdonosa az új, vagy megüresedett pozíció betöltésére pályázatot bocsát ki, esetleg fejvadászként megbíz akár minket.

A vezetésnek először el kell döntenie, hogy milyen képesítést, tapasztalatot, készséget vár el egy jelölttől. Például, kell-e főiskolai végzettség, vagy hány éves releváns tapasztalat szükséges? Milyen szakmai kvalitásokat, és milyen hozzáállást kívánnak meg a jelentkezőtől.

Miután a vezetés megállapította a jelölttel szemben támasztott szakmai elvárásokat, a humán erőforrás osztály, már ha van ilyen, elhelyezi a hirdetéseket. Fejvadász cég szolgáltatásait is igénybe lehet venni, ha nem szeretne időt, és erőforrást szánni a folyamat első részére.

A munkakövetelmények meghatározása után elkezdődik a toborzás, majd a jelentkezők kiválasztása lesz a kulcsfontosságú lépés. A kiválasztás során információcsere folyik a pályázók és a munkáltatók között., amennyiben harmadik fél is részt vesz, akkor a fejvadász és munkavállalók, és fejvadász és munkaadó között.

A kiválasztás döntés előkészítési folyamat, melyben felmérjük, hogy az állásra jelentkezők közül melyik jelölt milyen valószínűséggel lesz képes az elvárt teljesítmény elérésére.

Számos lépés vezet el addig, hogy a munkavállalói kiválasztási folyamat a végső szakaszába érjen. Az alkalmazni kívánt eszközök a feladat függvényében kerülnek meghatározásra.

A legfontosabb ebben a szakaszban, hogy felmérjük a pályázó szakmai kompetenciáját és a hozzáállását.

A kvalitásokon túl, a pályázók személyiségét is érdemes vizsgálni. A cél, hogy felszínre kerüljön még a kiválasztás során, hogy mit várhatunk az illetőtől, milyen kockázatok merülnek fel vele kapcsolatban. Hiába van meg ugyanis minden papírja, végzettsége, tapasztalata a munkavállalónak, ha nem illeszkedik a viselkedése, a személyisége az adott szervezetnél elvártakhoz.

?Az embereket a képességeik alapján veszik fel, aztán a hozzáállásuk miatt rúgják ki.? szól az igen találó, és mindent elmondó HR-es közmondás.

De hogy ne legyünk elkeseredve, van egy jó hírem! Ez az együttműködési kockázat kiszűrhető. Hogyan tehetjük meg ezt, ha nem vagyunk szakemberek?

A potenciális munkavállalók rangsorolása külső eszközök segítségével történik. Szűrhetünk tesztek segítségével, melyek kiértékelése szakemberek feladata. Gyakran használt tesztek fajtái a személyiség teszt, motivációs teszt, intelligencia teszt, speciális képességeket vizsgáló tesz, teljesítményt felmérő tesztek. Egy baj van ezekkel. Mégpedig az, hogy nem mondják meg nekünk, hogy a kitöltőjük hogyan fog viselkedni, és milyen hatással lesz a kollégákra, a környezetére.

A Top 10 HR-es interjú teszt kérdései között szerepel olyan nagyon informatív kérdés is, mint: milyen állat lennél szívesen?

És mit tudunk meg ebből? Az ég világon semmit. Ha csiga lenne, abból mi következik? Hogy lassú, vagy hogy biztonságra törekszik? Ha oroszlán, akkor meg ő fogja uralni a céget, és levadász mindenkit, aki konkurens neki? Nem. Semmit nem tudunk meg arról, hogy ez az ember hogyan fog viselkedni, milyen hatással lesz másokra, milyen reakciókat várhatunk tőle, hogyan fog tudni együttműködni. Pedig számunkra ezek a releváns információk.

Mi arra vagyunk kíváncsiak, hogy ha őt választjuk, hogyan fog viselkedni, hogyan fog beválni. Az általunk felkínált munkakörbe és környezetbe illeszkedik-e?

A több körös interjúk során  megismerjük a jelölteket, kiderül számunkra nagyon sok hasznos információ, mint például a jelentkező személyi helyzete, szellemi fejlődése, foglalkozás béli fejlődése, belső tulajdonságok.

Itt általában be is fejeződik a kiválasztási folyamat, és a 2-3 potenciális jelölt közül általában szimpátia alapján kiválasztásra kerül a leendő munkatárs.

Ám nem nálunk, és nem a mi folyamatainkban  És akkor most had mondjam el hogy mi Domini Cani miben tudjuk támogatni a kiválasztási folyamatai a megrendelőinknek.

A személyes találkozások, meghallgatások, interjúk során a rostán fennmaradt jelölteknél elvégzünk egy WorkProbes munkavégzés közbeni attitűd vizsgálatot, ami sok plusz információt képes adni az adott jelöltről. Kiváló iránymutatást ad a munkatárs jelölttel való együttműködésre vonatkozólag.

A WorkProbes szemlélete eltér a megszokott személyiségtesztekétől.

 

A mérés nemcsak arra válaszol, hogy egy személynek milyen tulajdonságai vannak, hanem arra is, hogy konkrétan miként viselkedik, hogyan hat a környezetére, milyen módon érvényesül, illetve milyen helyzetek okoznak számára problémát, kihívást.

A jelentkező tesztjének kiértékelése 12 tulajdonság/attitűd mentén egy személyre szabott szöveges értékelés, mely alapján a vezető, aki teszteli a meglévő vagy leendő munkavállalóit megértse, hogyan működik az az ember.

A WorkProbes nem egy jó-rossz skálán azonosítja a vizsgált attitűdöket, hanem konkrét viselkedési jellemzőket ismer fel. Így egy-egy alacsony értékű viselkedési faktor ugyanúgy jelenthet előnyt, mint ahogy egy magas értékű jelezhet kockázatot.

A kiértékelés során igény esetén készül egy vezetői cselekvési terv,  ami leírja hogyan bánjon ezzel a kollégával, hogy hosszú távon megtartsa, és kihozza belőle a legjobb teljesítményt.  2 szintű elemzést kap a vezető, nem csak grafikonokat, és % -os adatokat.

A kapott értékeket összeolvasva leírjuk, milyen tipikus viselkedésre számíthatunk az embertől, és hogyan tudjuk ezt kezelni, ha felveszi a csapatába. De pillanatok alatt kiderül a viselkedéselemzésből az is, ha nem lesz megfelelő a jelölt számára.

A tesztelést követően egyes jelöltek  kiesnek a listánkról. Most már rendelkeznünk  minden szükséges információval, hogy helyes döntést hozhassunk.

A kiválasztás nagyon fontos minden cég számára a veszteségek minimalizálása és a profit maximalizálása érdekében. Ezért a kiválasztási eljárásnak tökéletesnek kell lennie. Ne csak a kompetenciák alapján hozzuk meg a döntést, hanem vegyük figyelembe azt is, hogy a jelölt mennyire illeszkedik a munkakörbe, és a vállalati kultúrába.  Bármilyen képzésen részt vehet az illető, fejleszthetjük a képességeit, készségeit, de a viselkedése, a hozzáállása lesz a kulcs abban, hogy hogyan válik be a munkahelyen. Az átlagos szakmai tudást a szorgalom és a megfelelő hozzáállás, az együttműködési készség remekül kiegészíti.

Az onboarding folyamat a próbaidő alatt

 

Ebben az időszakban igényli az új kolléga a legtöbb figyelmet. A gyakorlatban viszont, jó esetben, kap egy céges doksit, aztán csináljon valamit. Se elvárások, se visszajelzések, se beillesztési terv, se mentor, se értékelés a véglegesítés előtt, szóval itt tapasztalataink szerint vannak jelentős hiányosságok a KKV szektorban.

Az onboarding folyamat stratégiailag nagyon fontos eleme a beillesztés a próbaidő alatt, ami nagyon komoly vezetői feladat.

Az első napon a legtöbb új munkavállaló vegyes érzelmekkel telve érkezik. Ideges, boldog, és izgatott egyszerre. Az onboarding folyamat itt kezd igazán kibontakozni.

Itt kezdődik a munkahelyi beillesztés első lépése, mely az orientációs program megismerése. Ennek során a munkahellyel kapcsolatos általános információkat adjuk át az újonnan érkező kollégának. Az időtartama általában rövid, egy napnyi, vagy egy délutánnyi időt vesz igénybe és általában a HR feladatokat ellátó személy vezeti. Ha a vállalkozásnál nincsen külön HR-es, általában a vezetők feladata.

Az új kolléga a beillesztési folyamat során megismeri a munkahely sajátosságait, vállalati kultúrát, a munkakörnyezetet, a kollégákat, a vezetőket, a betöltött szerepeket, a csapatot. Tegyük lehetővé, hogy már első nap találkozhasson a közvetlen főnökével, munkatársaival, megismerhesse őket, munkakörüket, és azt, hogy ki miben tud a segítségére lenni.

Beszéljünk vele a házirendről, a vállalati struktúráról, a csapat szokásairól, a cég céljairól, jövőképéről, küldetéséről. Vázoljuk fel neki az első hét ütemtervét. Figyeljünk rá, hogy ne terheljük túl az első nap. Így is túl sok lesz az információ.

Legyen mellette a vezetője, de legalább egy mentor, aki egész nap kalauzolja, válaszol a kérdéseire.

A kulcsfontosságú kapcsolatok kiépítése, az erős interperszonális (személyek közötti) kapcsolatok fontosak az új munkatárs beillesztése során.

Az új munkavállalók információkat keresnek. Igyekeznek kapcsolatokat kiépíteni. Visszajelzéseket keresnek. Ez elősegítheti a beillesztési folyamatot. Az újonnan érkezők az alkalmazkodás sebességét is felgyorsíthatják, ha informálódnak, mert ez segítséget nyújt számukra az elvárások tisztázásában, a szervezeti értékek és normák megismerésében, valamint a társadalmi elfogadottság megszerzésében.

Az információkeresés jelen esetben, amikor az új alkalmazottak kérdéseket tesznek fel munkatársaiknak és feletteseiknek annak érdekében, hogy megismerjék új munkakörüket és a vállalat normáit, elvárásait, eljárásait és politikáját.

Gondoljuk végig, milyen információkra lehet szükségük az új kollégáknak?

• referencia információkra, annak megértése érdekében, hogy mi szükséges a munka elvégzéséhez (a szerep tisztázása);
• értékelési információkra, annak megértése érdekében, hogy felmérje mennyire képes hatékonyan működni a munkaköri követelményekkel kapcsolatban (önhatékonyság);
• és végül, relációs információkra, információkat a jelenlegi szervezeti alkalmazottakkal fennálló kapcsolatok minőségéről (társadalmi elfogadás).

Mi a szerep tisztaság?

A szerep átláthatósága az, hogy az új munkavállaló megérti-e munkakörülményeit, és szervezeti szerepét. A bevezetési folyamat egyik célja, hogy segítse az újonnan érkezőket a bizonytalanság csökkentésében, megkönnyítve számukra a megfelelő és eredményes munkát. Mivel gyakran különbség van a munkaköri leírásban felsorolt fő felelősségek, és a konkrét, megismételhető feladatok között, amelyeket az alkalmazottaknak teljesíteniük kell ahhoz, hogy sikeresek legyenek a szerepükben, elengedhetetlen, hogy a vezetők képesek legyenek megbeszélni pontosan azt, amit elvárnak alkalmazottaiktól.

Mi az önhatékonyság?

Az önhatékonyság, amelyben az új alkalmazottak úgy érzik, hogy képesek sikeresen teljesíteni, és felelősséget vállalni. A kutatások azt találták, hogy a munkával való elégedettség, a szervezeti elkötelezettség, korrelál (kölcsön viszonyban áll) az önhatékonyság érzésével. A kutatások arra utalnak, hogy a munkatársak támogatása és a vezetői támogatás, amely ösztönzi a csapatmunkát és az alkalmazottak önállóságát, növeli a kompetencia érzetét.

Mi a társadalmi elfogadás?

A társadalmi elfogadottság, vagyis a munkahelyen a befogadás, beilleszkedés az új alkalmazottak számára fontos a sikerhez. Noha a szerep egyértelműsége és az önhatékonyság fontos az újonnan érkezők számára, hogy megfeleljenek a munka követelményeinek, a ?beilleszkedés? érzése sokat jelent a munkakörnyezet szempontjából, és bebizonyosodott, hogy növeli a szervezet iránti elkötelezettséget, és csökkenti a munkahely elhagyását.

Az aktív információkereséssel a munkavállalók hatékonyan csökkenthetik az új munkakörükkel és szervezeteikkel kapcsolatos bizonytalanságokat, és megérthetik új munkakörnyezetüket. Az újonnan érkezők passzív módon is kereshetnek információt a környezetük megfigyelésével, vagy egyszerűen a cég webhelyének, vagy kézikönyvének áttekintésével.

Kutatások kimutatták, hogy a bejövő alkalmazottak információkeresése társul a munkahelyi integrációhoz, a magasabb szintű szervezeti elkötelezettséghez, a munka teljesítményéhez és az elégedettséghez. Hagyjuk az új kollégát informálódni!

Jelöljünk ki számára egy mentort, aki segíti őt az eligazodásban. Akitől bármit kérdezhet: Hogyan rendelhetek irodai kellékeket, vagy azt, hogy kinek a véleménye számít itt?

A mentorálás fontosnak bizonyult az új alkalmazottak szocializációjában.

Dolgozzunk ki számára egy cselekvési tervet, tűzzünk ki célokat, tanítsuk meg neki a munkafolyamatokat. A vezető és a munkatársak adjanak folyamatos visszacsatolást, feedbacket számára.

A visszacsatolás segít, hogy felmérje, hogyan kell viselkedni az új szervezetben, hogyan teljesít bizonyos munkafeladatokat, vagy hogy bizonyos viselkedések megfelelőek-e a szervezet számára. Amikor cselekedeteikkel szemben konstruktív kritikát kapnak, az új alkalmazottak megtanulják, hogy milyen viselkedésre számítanak tőlük, mit fogadnak el, vagy mit nem. Amikor ezt a visszajelzést beépítik, és viselkedésüket ennek megfelelően módosítják, zökkenőmentesen beleolvadnak a szervezetbe.

A beillesztési program gondoskodik arról is, hogy hamar bedolgozza magát a munkafeladatokba, és sikerélménye legyen. A vállalati kultúra, az értékek megismerése és elfogadása biztosítja, hogy az új kolléga úgy érezze, ugyan azt a nyelvet beszéljük, egyek a céljaik, azonosak az értékeik, hogy ő is ide tartozik, és hogy elégedett.

Általában a próbaidő elegendő ahhoz, hogy kiderüljön, be tud-e illeszkedni az új munkavállaló vagy sem.

Az onboarding folyamat kialakítása mindig a cég sajátosságait, a munkakört, és a munkavállaló sajátosságait, munkatapasztalatait is figyelembe veszi.

A cél, hogy az új munkavállaló felelősségteljes, önálló munkavégzésre képessé váljon, folyamatosan fejlődjön, motivált, és elkötelezett legyen. Alakítson ki munkakapcsolatokat a csapattársakkal, és legyen kész hozzájárulni a szervezet rövid, és hosszú távú céljainak eléréséhez. A fő cél az, hogy hosszú távon maradjon a cégnél, és munkájával járuljon hozzá a cég növekedéséhez.

A beillesztést befolyásoló tényezők

Az emberi kapcsolatok, mert nem mindegy, hogy konfliktus vagy oldott légkör uralkodik-e a szervezetben.

A cég szervezettsége, vagyis, hogy legyen tisztán megfogalmazott cél, munkakörök, felelősségi körök.

Az információs kapcsolatok jellegének minősége. Segítő vagy gátló attitűd, és erkölcsi normák.

Az új munkatárs képzettsége, munkatapasztalata. (Hiába eredményes valaki a multinál, ha a kkv-nál nem tudja alkalmazni a tanult rendszereket, és nem tud saját rendszert építeni.)

A tárgyi munkakörnyezet, illetve a kialakult munkarend.

A nyílt, elfogadott teljesítmény ? és viselkedési normák.

A közvetlen vezető figyelme, támogatása és türelme.

A kommunikáció hiánya. Fontos, hogy a beillesztés alatt (és utána sem árt) kifejezhessék gondolataikat, aggodalmaikat. Legyen a kommunikáció két irányú.

Az onboarding folyamat végső célja a munkatárs megtartás.

A rossz onboarding folyamat negatív benyomása befolyásolhatja a munkavállaló elégedettségét. Csalódott lehet a szervezettel kapcsolatban, és végül arra késztetheti őt, hogy korán kilépjen.

Miután a munkavállaló beillesztési folyamata lezárul, megtartási sikerének kulcsa az elkötelezettség.

Ezt fenntartják a közvetlen felettesek / mentorok. A jó vezetők a beosztottból szövetségest, és motivált munkatársat képesek ?nevelni?.