A kis- és középvállalkozások vezetői gyakran szembesülnek azzal a dilemmával, hogy a toborzási folyamatot automatizálják, vagy inkább személyes, szakértői támogatásra bízzák. A piacon ma már elérhető számtalan ATS (jelölt kezelő rendszer) tudja segíteni és gyorsítani a kiválasztást, de nem minden esetben válik be. Nézzük meg, mikor melyik módszer működik igazán jól – és mikor válhat a másik akár hátrányossá.
Mi az az ATS, és hogyan működik a toborzásban?
Az ATS (Applicant Tracking System) egy digitális eszköz, amiből akár egyszerűbb HR rendszerhez lehet kapcsolódni is. Ez az eszköz a beérkező önéletrajzokat automatikusan szűri, rendszerezi és rangsorolja előre megadott kulcsszavak alapján. Szükség szerint és bővebb lehetőségek esetén tapasztalat és képzettség alapján is.
Automatizmus vagy emberi döntés? Itt derül ki, melyik módszer mire jó (és mire nem)
| Szempont | ATS – Jelöltkezelő rendszer | Személyes kiválasztás |
|---|---|---|
| Hatékonyság | Nagy mennyiségű jelentkezés gyors szűrése, rövid idő alatt. | Lassabb, de alaposabb és átgondoltabb folyamat – különösen egyedi pozíciók esetén. |
| Skálázhatóság | Kifejezetten jól működik, ha sok pozícióra, sok embert kell egyszerre kiválasztani. | Kisebb cégekhez, kevesebb nyitott pozíció esetén praktikusabb. |
| Személyesség | Gépi szűrés, algoritmus alapján – az első körben nincs „emberi szem”. | Emberi benyomások, kommunikációs stílus, soft skillek is szerepet kapnak a döntésben. |
| Költségek | A bevezetés befektetést igényel, de hosszabb távon csökkentheti a költségeket. | Munkaidő igényesebb, ezért lehet drágább, de átláthatóbb a ráfordított energia és költség. |
| Objektivitás | Standard szűrési szempontok, kevesebb szubjektív torzítás. | Az emberi megérzések előnyök és hátrányok is lehetnek – a „kémia” és elfogultság is beleszólhat. |
| Technikai igény | Speciális szoftver, némi IT támogatás szükséges a működéshez. | Nem feltétlenül kell hozzá rendszer – de sok cég itt is használ valamilyen digitális eszközt. |
Miért lehet előnyös a személyes toborzás egy KKV számára?
ATS akkor jó, ha:
- Nagyvállalat vagy, sok pozícióval és pályázóval.
- Tömeges toborzást végzel (pl. call center, gyártás).
- Szükséged van átlátható, gyors előszűrésre.
- Fókuszálsz az adatvezérelt döntéshozatalra (pl. kulcsszavas keresés, automatizált értékelés).
Személyes kiválasztás akkor jó, ha:
- KKV vagy mikrovállalkozás vagy, kevés nyitott pozícióval.
- Fontos a jelölt személyisége, kulturális illeszkedése,.
- Olyan pozícióról van szó, ahol a soft skillek kulcsfontosságúak (pl. ügyfélkapcsolat, értékesítés).
- Nem toborzol tömegével, hanem minőségi kapcsolatot akarsz kialakítani.
ATS vs. személyes kiválasztás – összehasonlító táblázat
| Helyzet | ATS nem működik jól, ha: | Személyes kiválasztás nem működik jól, ha: |
| Példák | Különleges vagy egyedi profilokat keresel, ahol a CV kulcsszavai nem elég informatívak. | Ha napi szinten több száz jelentkezést kellene manuálisan átnézni. |
| Hátrányok | Kiszűrhet jó jelölteket, ha nem optimalizált a CV-jük. | Szubjektivitás, időhiány, „elfáradt” interjúztatók hibás döntéseket hozhatnak. |
Mit jelent a személyes kiválasztás – HR szakértő bevonásával?
A személyes kiválasztási folyamat során egy HR szakember vagy HR ügynökség valódi emberi szűréssel és eszközökkel válogatja le az önéletrajzokat, interjúkat készít elő, és kontextusban értékeli a jelöltek pályázatát.
Előnyei:
- Észreveszi azokat is, akiket az ATS kiszűrne (pl. karrierváltók, atipikus pályázók)
- Figyelembe veszi a soft skilleket, a vállalati kultúrához való illeszkedést
- Értelmezi a motivációs leveleket és az interjú során tapasztalt „emberi faktort”
Hátrányai:
- Lassabb, mint az automatizált szűrés
- Emberi szubjektivitás is szerepet játszik
Döntési segédlet: mikor melyik toborzási módszert válaszd?
| Helyzet | ATS előnyösebb | Személyes kiválasztás előnyösebb |
| Több mint 50-100 jelentkező |  |  |
| Egyedi, ritka szaktudást igénylő pozíció | | |
| Fontos a vállalati kultúrához való illeszkedés | | |
| Idő szűkében van a vezető, nincs HR-es a cégnél | | (kiszervezés) |
| Tömeges felvétel (pl. szezonális munkaerő) | | |
| Első saját toborzási próbálkozás KKV-ként | | (tanulás & szakmai támogatás miatt) |
Toborzói oldalról – mit jelent az ATS?
Előnyök:
- Automatizált CV-szűrés: Az ATS képes kulcsszavak alapján előszűrni az önéletrajzokat, így a HR-es csak a leginkább releváns jelölteket látja.
- Adatbázis-építés: A rendszer tárolja a jelentkezőket, így későbbi kereséseknél újra felhasználható a jelöltlista.
- Átláthatóság: Minden jelölt státusza követhető (pl. interjúra vár, elutasítva, ajánlat alatt).
- Idő- és költségmegtakarítás: Kevesebb (automatizált) adminisztráció, gyorsabb döntéshozatal.
- Toborzási KPI-ok mérése: Jelentések, statisztikák generálása (pl. hány nap alatt tölthető be egy pozíció).
Hátrányok:
- Beállítás-függő: Ha rosszul vannak megadva a kulcsszavak, szűrési feltételek, értékes jelöltek veszhetnek el.
- Kevésbé személyes: Az első kontakt sokszor csak egy automatikus e-mail.
- Tanulási görbe: Bevezetése időt és tréninget igényel.
Hogyan befolyásolja az ATS a jelöltek élményét?
Előnyök:
- Gyors jelentkezés: Sok ATS platform lehetővé teszi a CV feltöltését és egykattintásos pályázást.
- Átláthatóság (néha): Egyes rendszerek mutatják a jelentkezés státuszát (pl. „megnézve”, „interjúra kiválasztva”).
- Profilmentés: Későbbi jelentkezéseknél nem kell újra mindent megadni.
Hátrányok:
- Kulcsszavak dominanciája: Ha az önéletrajz nem tartalmazza a megfelelő kulcsszavakat, a rendszer elutasíthatja anélkül, hogy ember látta volna.
- Személytelenség: A jelölt gyakran nem kap visszajelzést, illetve nem tud kérdezni.
- Túl sok regisztráció: Minden cég más ATS-t használhat – ez fárasztóvá teszi a jelentkezést.
Hogyan veszítenek el a cégek jó jelölteket az ATS miatt?
1. Kulcsszavak hiánya vagy félreértelmezése
Az ATS az önéletrajzokat előre beállított kulcsszavak alapján szűri. Ha egy kiváló jelölt más kifejezéseket használ (pl. „ügyfélkezelés” helyett „vásárlói támogatás”), a rendszer kiszűrheti, pedig tökéletes lenne a pozícióra.
2. Túl szűk szűrési feltételek
Ha az ATS túl pontos szűrést alkalmaz (pl. csak „5 év tapasztalat marketing területen” esetén enged tovább), azokat is kizárja, akik 4 év tapasztalattal, de kimagasló eredményekkel rendelkeznek.
3. Formázási hibák miatt olvashatatlan CV
Sokan kreatív, dizájnos önéletrajzot küldenek, amit az ATS nem tud értelmezni (pl. táblázatok, képek, oszlopos elrendezés). A rendszer ilyenkor „üres” vagy hibás adatként értelmezi a dokumentumot, és elutasítja.
4. Rugalmatlan rendszer – nincs „emberi tényező”
Az ATS nem látja a motivációt, a szenvedélyt vagy a kulturális illeszkedést. Egy emberi toborzó felismerhetné az értéket egy atipikus profillal rendelkező pályázóban, de az ATS ezt nem tudja értékelni.
5. Nem frissített, rosszul beállított rendszer
Elavult vagy rosszul konfigurált ATS-ek pontatlanul rangsorolják a jelölteket, és előfordul, hogy a valóban alkalmas pályázók sosem jutnak el emberi szem elé.
Milyen buktatók vannak a jelöltek számára, ha nem tudják, hogy ATS a szűrő?
1. Nem optimalizálják az önéletrajzukat kulcsszavakra
Sokan a személyes stílusra, vizuális hatásra figyelnek, de nem gondolnak arra, hogy egy algoritmus olvassa először az anyagukat. Így kihagyják a pozíció leírásban szereplő kulcsszavakat, amik a „belépőjegyet” jelentik.
2. Dizájnos, de gép számára értelmezhetetlen önéletrajz
Az ATS-ek nehezen kezelik az infografikákat, oszlopokat, ikonokat – ezek embernek szépek, gépnek viszont zajosak vagy üres tartalmúak.
3. Hiányos vagy nem strukturált információ
Ha nincs világos tagolás (pl. külön szekció a tapasztalatokra, képzettségre), a rendszer nem tudja értelmezni a releváns adatokat.
4. PDF helyett nem olvasható formátum
Egyes ATS-ek csak .docx vagy .txt formátumot olvasnak jól – ha a jelentkező PDF-ben küldi el, elveszhetnek információk.
5. Kísérő (vagy másként motivációs) levél figyelmen kívül hagyása
Sok jelölt energiát fektet egy jól megírt kisérőlevélbe, de az ATS rendszer gyakran csak az önéletrajzot elemzi – így a levél sosem kerül „szem elé”.
Ne veszíts el több jó jelöltet csak azért, mert nem látod őket időben! Bízd ránk a toborzást – mi ötvözzük a technológiát és a személyességet, hogy te a legjobb kollégát választhasd.
Tudj meg többet HR szolgáltatásainkról vagy kérj ajánlatot most .
